國產(chǎn)系統(tǒng)檔案管理軟件重慶承接全國檔案數(shù)字化服務(wù)

場地	對外	服務(wù)	檔案電子化
聯(lián)系人	丁先生	范圍	全國
規(guī)模	100

國產(chǎn)系統(tǒng)檔案管理軟件重慶承接全國檔案數(shù)字化服務(wù)

設(shè)置字段“繼承登記”屬性
用于為需要的字段設(shè)置自動復制屬性，以避免重復勞動。該屬性在當前登記表單中使用“新增記錄”功能按鈕時有效。當需要為某個子表一次性添加多條數(shù)據(jù)記錄（例如需要將當前的10個收文一次性錄入系統(tǒng)）時，使用“登記表單”中的“新增記錄”按鈕增加記錄，設(shè)置了“繼承登記”屬性的字段會自動復制上一條記錄的內(nèi)容。
在登記表單上，鼠標右鍵單擊需要設(shè)置該屬性字段項目標簽，再使用鼠標左鍵單擊“繼承登記”命令即可?！袄^承登記”屬性一旦設(shè)置上其前面會有一個對勾表示此字段已設(shè)置過“繼承登記”，在“取消繼承登記”前即永遠生效，并且當字段中的值改變后，“新增記錄”時，字段中繼承過來的一定是該字段中最后一次輸入的值。
使用“取消繼承登記”命令可將選定字段的“繼承登記”屬性去掉。

設(shè)置字段“自動增量”屬性
用于為選定的字段設(shè)置自動增加“1”屬性即按自然數(shù)方式數(shù)量遞增，該屬性對數(shù)字型字段有效，該屬性在“登記表單”中使用“新增記錄”功能時有效。例如，著錄案卷時，“案卷順序號”字段，當被設(shè)置了“自動增量”屬性后，打開登記表單使用“新增記錄”時，系統(tǒng)自動為“案卷順序號”字段加“1”。

設(shè)置唯一項及必填項
設(shè)置唯一項及必填項功能提供了同一個數(shù)據(jù)庫中避免記錄重復且不能為空的功能，是對字段進行唯一值的設(shè)定，保證所選字段不會有重復記錄且不為空。通過此功能可以使文件使用達到規(guī)范化的管理，有利于文件管理走向標準化。例如，“檔案管理”及其下級子目錄中的“檔號”字段，“文件管理”極其下級子目錄中“登記號”字段，業(yè)務(wù)管理的角度是不應該重復的，所以系統(tǒng)已默認設(shè)置了唯一項及必填項。
在同一個子表中，每個字段都可以“設(shè)置唯一項”。

數(shù)據(jù)公式
數(shù)據(jù)公式提供了對同一個表單中的數(shù)字字段進行簡單的四則混合計算、將合并字段、轉(zhuǎn)換日期的功能，以減少數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)冗余。通過“數(shù)據(jù)公式”功能得出的字段，與數(shù)據(jù)庫基本字段一樣，可在著錄界面中顯示，可進行“報表統(tǒng)計”計算，可進行“報表打印輸出”。

用“數(shù)據(jù)公式”創(chuàng)建新的數(shù)字字段
例如，“物品領(lǐng)用記錄”子庫中，有“單價、數(shù)量、總金額”數(shù)字字段及其它類型字段。從邏輯結(jié)構(gòu)看：總金額=領(lǐng)用數(shù)量×單價。在本系統(tǒng)中，“總金額”字段就可以用數(shù)據(jù)公式計算出來而不用專門增加一個物理字段，設(shè)置方法如下：
鼠標左鍵單擊“物品領(lǐng)用記錄”子庫；
左鍵單擊選擇菜單命令“目錄管理表單管理數(shù)據(jù)公式”，彈出如下頁所示“編輯公式”窗口

創(chuàng)建明細表
“創(chuàng)建明細表”功能提供了用戶可以為系統(tǒng)中任意兩個數(shù)據(jù)表建立主從關(guān)系的可能，通過為兩個不同的表建立關(guān)系，可以使用主表對子表進行新增、修改、刪除、打印并通過查詢到主表記錄后進而很快便能找到與該主表相關(guān)的子表記錄等管理操作。例如，“文書檔案”數(shù)據(jù)表和“卷內(nèi)文件”數(shù)據(jù)表，“文件管理”數(shù)據(jù)表和“文件借閱”數(shù)據(jù)表。
使用已有的數(shù)據(jù)表為選定主表添加明細表。例如，為“科技檔案”案卷級數(shù)據(jù)表建立明細表“科技卷內(nèi)文件”，以便可以直接輸入“科技卷內(nèi)文件”而不用歸卷操作。步驟如下：
在目錄樹上，右鍵單擊“科技檔案”數(shù)據(jù)表，從彈出的快捷菜單命令中選擇“創(chuàng)建明細表”命令，系統(tǒng)彈出如下圖所示窗口：
左鍵單擊“子表”下的下拉三角形按鈕，從列出的數(shù)據(jù)表清單中，單擊“科技卷內(nèi)文件”，以使“科技卷內(nèi)文件”子表成為“科技檔案”的子表。