青海承接全國(guó)檔案數(shù)字化服務(wù)人事檔案整理服務(wù)

場(chǎng)地	對(duì)外	服務(wù)	檔案電子化
聯(lián)系人	丁先生	范圍	全國(guó)
規(guī)模	100

青海承接全國(guó)檔案數(shù)字化服務(wù)人事檔案整理服務(wù)

設(shè)置字段“自動(dòng)增量”屬性
用于為選定的字段設(shè)置自動(dòng)增加“1”屬性即按自然數(shù)方式數(shù)量遞增，該屬性對(duì)數(shù)字型字段有效，該屬性在“登記表單”中使用“新增記錄”功能時(shí)有效。例如，著錄案卷時(shí)，“案卷順序號(hào)”字段，當(dāng)被設(shè)置了“自動(dòng)增量”屬性后，打開(kāi)登記表單使用“新增記錄”時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)為“案卷順序號(hào)”字段加“1”。

對(duì)于所有“下拉框” 中的內(nèi)容只需單擊鼠標(biāo)左鍵選擇而不需輸入，該屬性只對(duì)文本型字段生效。對(duì)需要設(shè)置為可選下拉框的字段，可隨時(shí)通過(guò) “系統(tǒng)管理”模塊中的“常用數(shù)據(jù)庫(kù)” 功能命令進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置步驟如下：
1、進(jìn)入飛狐文檔管理系統(tǒng)，選擇系統(tǒng)左下角的“系統(tǒng)管理”里面的“常用數(shù)據(jù)庫(kù)”，進(jìn)入“常用數(shù)據(jù)管理”窗口，如下圖：

增加表項(xiàng)目
提供增加字段的功能，當(dāng)基本表中字段不夠用時(shí)，可以直接在用戶界面而非數(shù)據(jù)庫(kù)中增加字段。此功能僅對(duì)基本表有效。當(dāng)在基本表下增加字段后，基本表下的分類子表才可以通過(guò)“編輯錄入項(xiàng)目”或在“登記表單”中通過(guò)右鍵菜單“增加”功能進(jìn)行繼承性沿用。
下面以為“文件管理”基本表增加字段為例，說(shuō)明增加表項(xiàng)目的方法步驟：
1、右鍵單擊“文件管理”子目錄，在彈出的右鍵菜單中選擇“表單管理/增加表項(xiàng)目”命令，（或者左鍵單擊“文件管理”子目錄，左鍵單擊菜單欄“目錄管理/表單管理/增加表項(xiàng)目”命令）。如下圖所示：

設(shè)置唯一項(xiàng)及必填項(xiàng)
設(shè)置唯一項(xiàng)及必填項(xiàng)功能提供了同一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中避免記錄重復(fù)且不能為空的功能，是對(duì)字段進(jìn)行唯一值的設(shè)定，保證所選字段不會(huì)有重復(fù)記錄且不為空。通過(guò)此功能可以使文件使用達(dá)到規(guī)范化的管理，有利于文件管理走向標(biāo)準(zhǔn)化。例如，“檔案管理”及其下級(jí)子目錄中的“檔號(hào)”字段，“文件管理”極其下級(jí)子目錄中“登記號(hào)”字段，業(yè)務(wù)管理的角度是不應(yīng)該重復(fù)的，所以系統(tǒng)已默認(rèn)設(shè)置了唯一項(xiàng)及必填項(xiàng)。
在同一個(gè)子表中，每個(gè)字段都可以“設(shè)置唯一項(xiàng)”。

設(shè)置固定值
用于設(shè)置選定數(shù)據(jù)表中，特定字段項(xiàng)目的固定值。如：當(dāng)“年度”被設(shè)置了固定值“2005”，那么無(wú)論在著錄界面“年度”輸入框中輸入任何值，點(diǎn)擊“確定”保存后，該條記錄的“年度”仍然是“2005”。
例如，設(shè)置文書(shū)檔案目錄的立卷部門(mén)字段，自動(dòng)輸入固定值為辦公室。步驟如下：
1.右鍵單擊“辦公室→文書(shū)案卷目錄”，選擇“表單管理→設(shè)置固定值”；在“項(xiàng)目名稱”列表框中選擇“立卷部門(mén)”，在“=”右側(cè)選擇“辦公室”（或者根據(jù)實(shí)際情況選擇其他科室）；單擊添加項(xiàng)目，可以在下面看到“立卷部門(mén)=辦公室”，單擊“確定”即可。
右鍵單擊“辦公室→文書(shū)卷內(nèi)文件目錄”，選擇“表單管理→設(shè)置固定值”；在“項(xiàng)目名稱”列表框中選擇“承辦部門(mén)”，在“=”右側(cè)選擇“辦公室”（或者根據(jù)實(shí)際情況選擇其他科室）；單擊添加項(xiàng)目，可以在下面看到“承辦部門(mén)=辦公室”，單擊“確定”即可。

數(shù)據(jù)公式”合并字段
例如，要將“文書(shū)檔案”中，“立卷部門(mén)”與“”合并。例如形成“工會(huì)2000年工作總結(jié)”。方法：
單擊“目錄管理”菜單中的“表單管理”再選擇“數(shù)據(jù)公式”命令，在“編輯公式”窗口中，按下圖給出公式為：
SQL數(shù)據(jù)庫(kù)格式公式： 總標(biāo)題 = [立卷部門(mén)] + [標(biāo)題]
單擊“測(cè)試”按鈕，如果系統(tǒng)提示測(cè)試成功（即計(jì)算結(jié)果正確），即可單擊“保存”按鈕將該字段保存起來(lái)。